A mercadoria voltou: veio com defeito, chegou errada ou o cliente desistiu. Para o estoque e os impostos voltarem ao lugar, a devolução precisa de nota fiscal própria. Não basta cancelar a nota original, e muitas vezes nem dá mais tempo para isso.
O que mais confunde é quem emite a nota de devolução. Isso depende de quem está devolvendo.
- Se quem devolve é empresa com inscrição estadual, ela emite a nota de devolução.
- Se quem devolve é pessoa física ou empresa sem inscrição, você emite uma nota de entrada.
- A nota de devolução referencia a chave de acesso da nota original e usa um CFOP próprio de devolução.
- Na devolução parcial, a nota leva só o que voltou, com os mesmos valores unitários.
Quem emite a nota de devolução
| Quem devolve | Quem emite a nota |
|---|---|
| Empresa com inscrição estadual (contribuinte do ICMS) | A própria empresa que devolve emite uma NF-e de devolução, de saída, para você |
| Pessoa física ou empresa sem inscrição estadual | Você, que vendeu, emite uma NF-e de entrada para registrar a mercadoria que voltou |
Se a devolução é de um consumidor que comprou com nota para pessoa física, quem resolve é você. Se é de uma loja que comprou de você para revender, quem emite é ela.
Os campos que fazem a nota de devolução
- Finalidade da nota: marcar como devolução de mercadoria.
- Nota referenciada: informar a chave de acesso de 44 dígitos da nota original. É ela que liga uma nota à outra. Veja onde fica a chave no DANFE.
- Itens e quantidades: os mesmos produtos da nota original, só na quantidade que voltou.
- Valores e impostos: os mesmos valores unitários e o mesmo tratamento de impostos da nota original, na proporção devolvida.
- CFOP de devolução: um código próprio para devolução, nunca o de venda.
Os CFOPs de devolução mais usados
| Situação | Dentro do estado | Para outro estado |
|---|---|---|
| Você devolve ao fornecedor uma mercadoria que comprou para revender (saída) | 5202 | 6202 |
| Você devolve ao fornecedor uma matéria-prima que comprou para industrializar (saída) | 5201 | 6201 |
| Você recebe de volta uma mercadoria que tinha revendido (entrada) | 1202 | 2202 |
| Você recebe de volta um produto que tinha fabricado (entrada) | 1201 | 2201 |
Começa com 5 ou 6 quando a mercadoria sai da sua empresa; começa com 1 ou 2 quando entra. Mais detalhes no guia completo de CFOP. Quando houver substituição tributária, o código muda: confirme com o contador.
Passo a passo
- Confira quem deve emitir, pela tabela acima.
- Separe a chave de acesso da nota original.
- No emissor, crie a nota com a finalidade de devolução e referencie a chave.
- Inclua só os itens e as quantidades que voltaram, com os mesmos valores unitários.
- Escolha o CFOP de devolução e mantenha o mesmo tratamento de impostos da nota original.
- Transmita, guarde o XML e envie ao seu contador.
Devolução, cancelamento ou carta de correção?
- A mercadoria nem saiu e a nota tem pouco tempo? Provavelmente é caso de cancelamento.
- Só um dado da nota está errado, sem mudar valor nem quantidade? A carta de correção resolve.
- A mercadoria foi entregue e voltou, toda ou em parte? Aí é nota de devolução.
Perguntas frequentes
Quem emite a nota fiscal de devolução?
Quando quem devolve é uma empresa com inscrição estadual, ela mesma emite a nota de devolução. Quando é pessoa física ou empresa sem inscrição estadual, quem vendeu emite uma nota de entrada para registrar o retorno.
Qual CFOP usar na devolução de mercadoria?
Na devolução de mercadoria comprada para revenda, o 5202 dentro do estado e o 6202 para outro estado. Quem recebe a devolução de uma revenda usa o 1202 ou o 2202. Com substituição tributária os códigos mudam, por isso confirme com o contador.
Preciso informar a nota original?
Sim. A nota de devolução referencia a chave de acesso de 44 dígitos da nota original. É isso que liga uma nota à outra.
Posso cancelar a nota em vez de fazer devolução?
Só se a nota ainda estiver no prazo de cancelamento e a mercadoria não tiver circulado. Se ela já foi entregue e voltou, o caminho é a nota de devolução.
Como fazer devolução parcial?
Emita a nota de devolução só com os itens e as quantidades que voltaram, com os mesmos valores unitários e o mesmo tratamento de impostos da nota original.