Emitir nota fiscal parece complicado na primeira vez, mas o processo é sempre o mesmo: preparar o que é necessário uma vez e depois só preencher e emitir. Este guia mostra o caminho completo, do zero à primeira nota autorizada.
- O tipo de nota depende do que você vende: NF-e (produto), NFS-e (serviço) ou NFC-e (balcão).
- Antes da primeira nota: CNPJ ativo, inscrição estadual ou municipal, credenciamento e certificado digital.
- Cadastrar clientes e produtos uma vez faz as próximas notas saírem em segundos.
- Nota autorizada tem XML: guarde por cinco anos e envie ao contador.
1. Descubra qual nota você precisa emitir
Depende do que você vende: NF-e para produtos, NFS-e para serviços e NFC-e para vendas no balcão ao consumidor final. Veja a diferença entre NF-e, NFS-e e NFC-e com exemplos.
2. Tenha o que é necessário
- CNPJ ativo e com as atividades corretas.
- Inscrição estadual (para vender produtos) ou inscrição municipal (para prestar serviços).
- Credenciamento na Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir NF-e e NFC-e, quando exigido.
- Certificado digital e-CNPJ, obrigatório para NF-e e NFC-e. Veja como ter o seu por R$ 169,90.
- Um emissor de notas para preencher e transmitir.
3. Cadastre a sua empresa, clientes e produtos
Esse é o passo que mais economiza tempo depois. Com clientes e produtos ou serviços cadastrados, a próxima nota se preenche quase sozinha. No cadastro de produto entram informações como descrição, NCM, unidade e o CFOP da operação.
4. Preencha a nota
- Escolha o cliente (destinatário).
- Adicione os produtos ou serviços, com quantidade e valor.
- Confira a natureza da operação e os impostos.
- Informe a forma de pagamento e, se houver, o frete.
5. Emita e confira a autorização
Ao clicar em emitir, o sistema assina a nota com o certificado e envia para a Fazenda (ou para o padrão nacional, no caso da NFS-e). Em segundos vem a resposta: autorizada ou rejeitada. Se for rejeitada, a mensagem diz o motivo. Veja os erros mais comuns e como corrigir.
6. Envie para o cliente e guarde o XML
O cliente recebe o DANFE (a representação impressa da NF-e) e o arquivo XML, que é a nota de verdade. Guarde os XML por pelo menos cinco anos e mande para o seu contador todo mês. Entenda por que o XML é tão importante.
Os campos da nota, explicados sem juridiquês
| Campo | O que é | Dica |
|---|---|---|
| Natureza da operação | O motivo da nota: venda, devolução, remessa, bonificação | Use sempre o mesmo texto para o mesmo tipo de operação |
| CFOP | Código de 4 dígitos que classifica a operação | Veja como escolher |
| NCM | Código de 8 dígitos que classifica o produto | NCM inexistente é causa comum de rejeição |
| CST ou CSOSN | Código da situação do ICMS; o Simples Nacional usa o CSOSN | Defina com o contador e deixe salvo no produto |
| Informações complementares | Texto livre para observações exigidas ou úteis | Empresas do Simples costumam informar aqui o regime |
Série e numeração: nada de pular número
As notas seguem uma numeração em sequência dentro de cada série. Se um número foi pulado, por falha ou por uma nota que nunca foi autorizada, ele precisa ser inutilizado junto à Fazenda. Na NF-e, a inutilização deve ser feita até o dia 10 do mês seguinte. Um bom emissor controla a numeração sozinho e avisa quando há buraco na sequência.
E se a internet ou a Sefaz cair? Contingência
Quando o ambiente da Fazenda fica fora do ar, existem modos de contingência previstos na legislação, como a transmissão para um ambiente alternativo (SVC) ou a emissão em formulário de segurança. Na NFC-e há também a emissão offline, com envio posterior. Depois que o ambiente volta, as notas emitidas em contingência precisam ser transmitidas dentro do prazo.
Checklist antes de clicar em emitir
- O cliente certo, com CNPJ ou CPF conferido?
- Produtos ou serviços com quantidade e valor unitário corretos?
- CFOP de acordo com a operação (dentro ou fora do estado)?
- Forma de pagamento e frete preenchidos?
- Certificado digital dentro da validade? Entenda o certificado.
Parece muita coisa na primeira vez. Com os cadastros prontos, quase todos esses itens já vêm preenchidos e a conferência leva segundos.
Depois de emitir: a rotina que evita problema
- Envie o DANFE e o XML ao cliente logo após a autorização.
- Errou um detalhe? Veja se cabe Carta de Correção. Errou valor ou quantidade? Cancele no prazo e emita de novo.
- No fim do mês, confira se todos os XML chegaram ao contador. Automatize isso.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para uma nota ser autorizada?
Com os ambientes funcionando normalmente, a autorização costuma vir em poucos segundos após o envio.
Preciso imprimir a nota fiscal?
Na venda de mercadoria com transporte, o DANFE impresso acompanha a carga. Nos demais casos, enviar o PDF e o XML por e-mail costuma bastar.
Posso emitir nota fiscal pelo celular?
Sim, com um emissor online. O EmiteClick funciona no navegador do computador e do celular.
Posso emitir nota com data retroativa?
A data de emissão é a do momento em que a nota é gerada. Se uma venda antiga ficou sem nota, fale com o seu contador sobre a forma correta de regularizar.
Preciso de certificado digital para emitir nota?
Para NF-e e NFC-e, sim. Para a NFS-e, depende da forma de emissão. No EmiteClick você compra o certificado por R$ 169,90, já configurado.