Quando você emite uma nota eletrônica, o documento oficial é um arquivo XML. O PDF (como o DANFE) é só uma representação para leitura. O que vale para a Fazenda é o XML.
- O XML é a nota fiscal oficial. O PDF é só a representação.
- Guarde os XML das notas emitidas e recebidas por pelo menos cinco anos.
- O contador precisa dos XML para escriturar e apurar os impostos.
- No EmiteClick, os XML vão sozinhos para o e-mail do contador.
Por quanto tempo guardar
A prática recomendada é guardar os XML das notas emitidas e recebidas por pelo menos cinco anos, prazo em que o Fisco ainda pode fiscalizar os tributos.
Por que o contador precisa dos XML
- Para escriturar as notas e apurar os impostos corretamente.
- Para evitar digitação manual e erros.
- Para acompanhar a transição da Reforma Tributária, em que a nota vira a principal fonte de informação.
Como não esquecer nunca mais
No EmiteClick, os XML do mês vão automaticamente para o e-mail do seu contador. Você não precisa baixar, compactar nem mandar arquivo por arquivo.
O que tem dentro do XML
- Dados do emitente e do destinatário.
- Produtos ou serviços, com quantidades, valores e classificações fiscais.
- Impostos calculados.
- A assinatura digital feita com o certificado.
- O protocolo de autorização da Fazenda, que prova que a nota é válida.
É por causa da assinatura e do protocolo que o XML vale como documento fiscal e o PDF não.
XML das notas emitidas e das recebidas
Não é só quem emite que precisa guardar. Quem recebe a nota, como destinatário, também deve conferir a validade e guardar o XML. O emitente, por sua vez, deve disponibilizar o arquivo ao destinatário. Por isso, ao comprar de fornecedores, peça o XML e não só o PDF.
Formas de mandar os XML ao contador
| Forma | Vantagem | Problema |
|---|---|---|
| Baixar e mandar por e-mail todo mês | Não depende de sistema | Fácil de esquecer; arquivo faltando |
| Pasta compartilhada na nuvem | Organizado por mês | Alguém precisa lembrar de salvar |
| Envio automático pelo emissor | Ninguém precisa lembrar | Precisa de um emissor que faça isso |
Como conferir se um XML é válido
Com a chave de acesso de 44 dígitos, a NF-e pode ser consultada no Portal Nacional da NF-e ou no portal da Fazenda do estado. A consulta mostra se a nota está autorizada, cancelada ou denegada. Veja também o que é o DANFE.
Como organizar os arquivos
- Separe por ano e mês.
- Guarde notas emitidas e recebidas em pastas diferentes.
- Mantenha os XML de eventos (cancelamento e carta de correção) junto com a nota original.
- Tenha uma cópia de segurança fora do computador.
O que o contador faz com os seus XML
- Escritura as notas de entrada e de saída nos livros fiscais.
- Apura os impostos do mês, como o DAS no Simples Nacional.
- Entrega as obrigações acessórias exigidas para o seu regime.
- Confere se não há nota faltando, cancelada sem registro ou duplicada.
Quanto mais completo o pacote de XML que chega, menos o contador precisa pedir e menor a chance de erro na apuração.
Erros comuns com XML
- Mandar só o PDF para o contador.
- Esquecer as notas recebidas de fornecedores.
- Esquecer os XML de cancelamento e de carta de correção.
- Guardar tudo só no computador, sem cópia de segurança.
- Mandar os arquivos meses depois, fora do prazo de apuração.
Perguntas frequentes
O PDF da nota substitui o XML?
Não. O documento fiscal oficial é o XML, que tem a assinatura digital e o protocolo de autorização.
Por quanto tempo devo guardar os XML?
Por pelo menos cinco anos, prazo em que o Fisco ainda pode fiscalizar os tributos.
Preciso guardar o XML de nota cancelada?
Sim. Guarde o XML da nota e o XML do evento de cancelamento.
O cliente tem direito de receber o XML?
Sim. O emitente deve disponibilizar o XML ao destinatário da NF-e.
O EmiteClick manda os XML ao contador?
Sim. Os XML vão automaticamente para o e-mail do contador cadastrado.