Emitiu uma nota que não deveria? Em muitos casos dá para cancelar, desde que dentro do prazo e sem que a mercadoria já tenha circulado.
- NF-e: cancelamento em até 24 horas após a autorização, como regra geral.
- NFC-e: prazo curto, definido por cada estado.
- Mercadoria que já circulou não permite cancelamento.
- Fora do prazo, o caminho costuma ser nota de devolução ou outra solução indicada pelo contador.
Prazos de cancelamento
| Nota | Prazo usual | Observação |
|---|---|---|
| NF-e | Até 24 horas após a autorização | Alguns estados aceitam cancelamento fora do prazo, com regras próprias |
| NFC-e | Prazo curto, em geral de minutos | Varia conforme o estado |
| NFS-e | Depende das regras aplicáveis | Confira no emissor e com o contador |
Quando não dá para cancelar
- Quando o prazo já passou (nesse caso, o contador indica a saída correta, como uma nota de devolução ou de estorno).
- Quando a mercadoria já circulou.
- Quando o erro pode ser resolvido por Carta de Correção.
Passo a passo
- Abra a nota no seu emissor.
- Escolha "Cancelar" e escreva a justificativa (mínimo de 15 caracteres na NF-e).
- Envie e confira o retorno: o cancelamento também precisa ser homologado.
- Guarde o XML do evento de cancelamento junto com a nota. Saiba por quê.
Cancelar, inutilizar, corrigir ou devolver?
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Nota autorizada com erro grave, dentro do prazo | Cancelar e emitir outra |
| Nota autorizada com erro pequeno de texto | Carta de Correção |
| Número pulado ou nota que nunca foi autorizada | Inutilizar a numeração |
| Mercadoria devolvida pelo cliente | Nota de devolução |
| Prazo de cancelamento vencido | Consultar o contador sobre a saída correta |
Nota de devolução: quando o cliente devolve
Se o cliente é uma empresa contribuinte do ICMS, em regra é ele quem emite a nota de devolução para você, com CFOP de devolução (como 5202 ou 6202). Se o cliente é pessoa física ou não emite nota, a sua empresa emite uma nota de entrada para registrar o retorno da mercadoria (como 1202 ou 2202). Veja mais em CFOP: o que é e como escolher.
Quando o destinatário já confirmou a operação
Na NF-e, o destinatário pode registrar a manifestação do destinatário, confirmando a operação. Depois da confirmação, o cancelamento não é mais aceito. Por isso vale agir rápido quando se percebe um erro.
Cancelamento da NFS-e no padrão nacional
No padrão nacional, o cancelamento é feito por um evento registrado no próprio emissor. Há também a possibilidade de emitir uma nota substituta, que cancela e substitui a anterior. Os prazos e os casos que exigem análise do município variam, então confirme com o contador antes de cancelar notas antigas. Saiba mais sobre a NFS-e nacional.
Boas práticas para escrever a justificativa
- Seja objetivo: "Nota emitida com valor incorreto, será emitida nova nota".
- Evite textos genéricos como "erro".
- Na NF-e, a justificativa precisa ter no mínimo 15 caracteres.
Exemplo prático
Às 10h, uma loja emite uma NF-e com a quantidade 10 em vez de 1. Às 11h, percebe o erro. Como a quantidade muda o valor e o imposto, a Carta de Correção não resolve. Ainda dentro das 24 horas, e com a mercadoria parada no estoque, a loja cancela a nota com a justificativa "quantidade informada incorretamente, será emitida nova nota" e emite a nota correta em seguida.
Checklist antes de cancelar
- A nota ainda está dentro do prazo?
- A mercadoria ainda não saiu?
- O erro não pode ser resolvido por carta de correção?
- O destinatário não confirmou a operação?
- Você já tem os dados certos para emitir a nota nova?
Perguntas frequentes
Cancelar nota fiscal gera multa?
Cancelar dentro do prazo e das regras é um procedimento normal. Cancelar fora das regras, ou deixar de cancelar uma nota que não corresponde a uma operação real, pode gerar penalidades.
O cliente precisa concordar com o cancelamento?
Não é preciso autorização, mas se o destinatário já registrou a confirmação da operação, o cancelamento da NF-e não é mais aceito.
A nota cancelada some do sistema?
Não. Ela continua registrada com o status de cancelada. Guarde o XML da nota e o do evento de cancelamento.
Posso cancelar uma NFC-e depois do prazo?
O prazo da NFC-e é curto e definido por cada estado. Passado o prazo, consulte o contador sobre a forma correta de regularizar.